Come evitare la “morte da Powerpoint”

David JP Phillips è uno studioso svedese di public speaking e presentation design. In questo video Ted ci da alcuni importanti spunti per rendere le nostre presentazioni accattivanti ed efficaci.

L’autore inizia da alcune domande che riguardano la nostra esperienza “media” sulle presentazioni: “Come possiamo accettare che le slide in PPT abbiano l’aspetto che hanno? Come possiamo accettare di realizzare qualcosa che sia pieno di testo, grafici ed elementi messi alla rinfusa? Come possiamo accettare presentazioni in cui le persone si annoiano e pensano ad altro?”.

Da queste prende spunto per sottolineare quali sono le sue due grandi passioni: il cervello ed il presentation design. E soprattutto quale è stato il percorso che lo ha portato, nella sua esperienza, ad integrare i due elementi, anche attraverso l’incontro con il neuro-scienziato John Medina. Da cui riprende la seguente citazione: “Se le aziende avessero così poco rispetto per il loro business nello stesso modo in cui tengono poco alle presentazioni, farebbero presto bancarotta”.

Ecco spiegato il motivo del titolo del video: fare qualcosa che renda accattivante l’esperienza di una presentazione. E per farlo, Phillips elenca 5 principi utili per progettare le slide, ottimizzandole dal punto di vista cognitivo e psicologico e per renderle il più gradevoli ed accattivanti possibile.

1. Inserire un solo messaggio per slide.

Questo principio è utile perchè se riempiamo la slide di tanti contenuti, il cervello non riesce a coglierli tutti e deve necessariamente fare una scelta tra questi, finendo per seguirne soltanto uno, trascurando tutti gli altri.

2. Evitare l’effetto ridondanza.

Questo si registra quando obblighiamo il cervello ad uno sforzo notevole dato dal leggere e dall’ascoltare allo stesso tempo. Per questo, suggerisce Phillips, dobbiamo lasciare alle persone il tempo necessario per leggere il testo della slide prima di parlarci sopra ed anche evitare la “ridondanza” di ripetere con la voce le parole lette.

Quindi, é una questione legata al troppo testo ed alla ripetizione delle parole che abbiamo scritto. Una slide efficace, per Phillips, ha pochi contenuti (come vedremo più avanti), poco testo e immagini significative. In questo modo ne beneficerà l’attenzione di chi ci ascolta.

Lo svedese aggiunge una cosa che per me è fondamentale: “Usiamo Powerpoint nel modo in cui ci si aspetta che venga usato”. Il punto, secondo me, è che siamo talmente abituati a vedere slide con troppi contenuti, tanto testo e poche immagini (o molto piccole), da non riuscire più a capire quale è il “reale” modo di utilizzo per cui questo software è stato creato. Nelle nostre presentazioni, quindi, non dobbiamo replicare documenti word, ma creare efficaci strumenti visuali di supporto al relatore.

3. Rispettare ciò che cattura la nostra attenzione.

L’esperto svedese sottolinea che i nostri occhi sono colpiti soprattutto da quattro elementi: gli oggetti che si muovono, i colori di segnalazione (rosso, verde e giallo), gli oggetti ricchi di contrasto e la grandezza degli stessi oggetti.

Phillips riporta anche un esempio: “Se stiamo facendo una conversazione piacevole con una persona ed in sottofondo c’è una TV, anche se l’audio è disattivato, riusciamo ad evitare di rivolgere lo sguardo al televisore?”. La sua riposta è probabilmente no, perchè nello schermo rileviamo oggetti in movimento, colori, oggetti in contrasto, ecc.

4. Rispettare il contrasto degli oggetti.

Questo è un passaggio molto utile e mi ha offerto una prospettiva diversa sull’utilizzo dello sfondo della slide. Infatti Phillips invita ad usare uno sfondo scuro (in effetti, le famose presentazioni di Steve Jobs erano caratterizzate dal tipico sfondo di color gradiente). Infatti, lo sfondo chiaro (o bianco) tende a catturare maggiormente l’attenzione dei nostri occhi che così facendo saranno distolti dal guardare il relatore, spostando così il focus dal protagonista della presentazione allo strumento visuale.

Una cosa che mi sento di aggiungere e integra questo discorso è il suggerimento di evitare sfondi di colore opposto a quello della illuminazione prevalente nella sala. Ciò significa usare un colore chiaro quando la sala è ben illuminata ed usare invece un colore scuro quando l’illuminazione è poca. In questo modo sarà più facile mantenere l’attenzione del pubblico sulla persona che sta parlando.

5. Sei è il numero magico di elementi presenti in una slide.

Per dimostrare questo principio, Phillips mostra al pubblico diverse slide rispetto alle quali chiede alle persone di contare gli elementi presenti in ognuna. Il tempo necessario scende in relazione al numero di oggetti da contare e il relatore sottolinea la drastica diminuzione (in termini di tempo impiegato) tra quanto necessario per contare sette elementi e per contarne cinque  Sulla base di questo, Phillips sottolinea che il processo cognitivo legato al contare richiede 500 volte tanto (in termini di tempo ed energie) il tempo e le energie spese per guardare.

Ecco quindi, perchè sei é il “numero magico”. Inserire più di sei elementi in una slide, secondo le sue conclusioni, richiede alle persone uno sforzo notevole per riuscire ad elaborare il contenuto della slide a livello cognitivo.

Ovviamente, questo comporta di dover aumentare il numero di slide in una presentazione. Tuttavia, per lo svedese questo rappresenta un falso problema, perchè il punto non è il numero di slide che utilizziamo, ma il numero di oggetti che usiamo in ogni slide.

Concludendo… in questo video troviamo cinque principi, cinque spunti da applicare nelle nostre prossime presentazioni, per realizzare qualcosa che sia davvero efficace, memorabile e che, soprattutto, tenga lontana la “morte da Powerpoint”.

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Link al video di David JP Phillips su YouTube.