Concentriamoci sulle cose importanti, non su quelle urgenti

Le cose davvero importanti sono raramente urgenti e le cose urgenti sono raramente davvero importanti. Le cose poco importanti diventano urgenti per la mancanza di pianificazione (Dwight David Eisenhower)

Chiunque si sia occupato di time management si è “imbattuto” (prima o poi) nella famosa Matrice di Eisenhower. Questa permette di definire una integrazione efficace tra ciò che è effettivamente urgente (da ciò che non lo è) e ciò che davvero importante (da ciò che invece non lo è).

Integrazione tra urgenza ed importanza

Il tema è affrontato anche da un articolo apparso su Internazionale.it qualche giorno fa. Quello che si dice di solito è che spesso noi siamo talmente “risucchiati” dalle cose urgenti (intendendo per “urgente” qualcosa che ha una scadenza ravvicinata), o peggio, apparentemente tali, da non riuscire a dedicare il giusto tempo alle attività importanti (intendendo per “importante” qualcosa che per noi ha un grande valore). Pensando che tanto -prima o poi- troveremo il tempo per affrontarle. Salvo poi scoprire che in effetti, con attività che si susseguono e finiscono per creare altre “urgenze”, questo tempo non arriva (quasi) mai.

Sulla base della mia esperienza di ex-Responsabile della Qualità di una grande azienda, questo discorso era piuttosto chiaro. I miei colleghi spesso pensavano che le attività da fare prima di una visita di certificazione fossero urgenti (ed in un certo senso lo erano effettivamente), trascurando il fatto che l’importanza di un sistema di qualità che funziona è dato soprattutto dal fatto di rendere “minimo” l’impatto di queste, gestendo con continuità le attività secondo determinate procedure. Eppure, spesso si preferiva andare in deroga, non rispettando le procedure, il sistema documentale, ecc. (che spesso avevamo anche costruito insieme!), rimandando la compilazione delle cose “di qualità” fino all’ultimo momento. Vale a dire, fino a quando, appunto, era necessario prepararle (a volte la sera prima) perchè stava per arrivare l’ente certificatore. In questo modo non si riusciva ad uscire dall'”urgenza” della scadenza in nome dell’importanza della qualità come “sistema”.

Questo è solo un esempio, perchè credo che, in fin dei conti, molte attività seguano questa logica, con professionisti che corrono dietro affannosamente alle scadenze, con il rischio di perdersi qualche pezzo.

Perchè tendiamo ad occuparci delle cose urgenti

Ora, secondo l’articolo di Internazionale “siamo portati a occuparci delle cose urgenti perché tendono a essere più semplici e lineari e perché ci danno una soddisfazione immediata” piuttosto che impegnarci per realizzare qualcosa che per noi è importante. Inoltre, fare subito le cose urgenti è piacevole, “perché ci libera dalla fastidiosa sensazione di avere sempre qualcosa in sospeso”. Come se avessimo davanti a noi delle infinite liste di cose da fare e più “spuntiamo” le cose che abbiamo fatto e più ci sentiamo soddisfatti.

Tuttavia, il risultato di tutto ciò sarà probabilmente quello di fare subito cose che, alla lunga, si dimostrano invece poco importanti. In breve, tante cose fatte, ma di scarso valore. Tante cose che rimangono in superficie ma con poco approfondimento. Tanta quantità ma con poca qualità. Tempo fa ho lavorato con una persona che si presentava alle riunioni con tanti elenchi di cose da fare, a cui lavorava costantemente e ne faceva di diversi, giorno dopo giorno. Tante cose da fare, tante liste da produrre, quasi fosse una “continua tela di Penelope”, senza una fine. Vederlo così, in affanno, con tutti questi foglietti tra le mani che muoveva nervosamente cercando l’item con la specifica attività di cui parlare in riunione, faceva venire l’ansia già di prima mattina.

La ricerca del Journal of Consumer Research

L’articolo riprende uno studio pubblicato di recente dal Journal of Consumer Research, il quale mette in evidenza che, in presenza di qualcosa di urgente, siamo poco razionali. In pratica, se “etichettiamo” qualcosa come urgente, siamo “inevitabilmente” portati a dare ad essa la preferenza rispetto alle cose che classifichiamo solo come importanti. Inoltre, “il fatto di sapere che tendiamo a dare la priorità all’urgenza invece che all’importanza raramente ci porta a fare scelte migliori, perché il sapere è razionale mentre l’urgenza è una questione emotiva quasi fisica: agiamo sull’onda di un disagio, una stretta allo stomaco, il cuore che batte”.

Cosa si può fare?

Ma c’è un modo per gestire l’emotività legata all’urgenza. Infatti, l’autore dell’articolo, Oliver Burkeman, suggerisce innanzitutto di acquisire consapevolezza di quelle sensazioni ed imparare a gestire “il senso dell’urgenza”, per rendersi conto che spesso è solo una “finta urgenza”. In più, si tratta anche di recuperare il senso dell’”importanza” rispetto all’urgenza (sembra un gioco di parole, ma non lo è). Vale a dire, che “ci sono molte situazioni in cui se vogliamo evitare un risultato negativo dobbiamo agire in fretta. Ma se quel risultato negativo non è molto importante, forse evitare che si verifichi non è il modo migliore di usare il nostro tempo”.

E poi, aggiungo, si può usare lo stesso metodo che usava in passato una mia amica (chissà forse lo ha fatto anche con me), quando -per permettere ai suoi colleghi di ufficio di rispettare le scadenze, tuttavia senza essere assillante- fissava scadenze che erano diverse da quelle reali (in anticipo), proprio per gestire il “naturale ritardo” di alcuni nella consegna di documenti ed avere il tempo di sistemare le cose. “Perchè”, diceva, “è importante riuscire a gestire bene scadenze e priorità, prevedendo il giusto tempo per fare le cose e/o per sistemarle”.

Eccola qui la sintesi della matrice di Eisenhower, a patto tuttavia di non far mai emergere la reale scadenza, altrimenti, il bluff poi non ha più valore

Link all’articolo di Internazionale